Il Gruppo d'Acquisto è coordinato da due/tre responsabili che oltre ad armonizzare il lavoro del gruppo si impegnano a tenere i contatti nel territorio con altre reti di GAS e organizzazioni del mondo dell’economia solidale.
Ogni prodotto è gestito da due referenti che si occupano di tenere i contatti con il produttore, distribuire i listini al gruppo e raccogliere gli ordini di chi vuole acquistare, da inviare al produttore.
Dopo di che, definita la data di consegna la comunicano al Gruppo, organizzano la distribuzione, durante la quale raccolgono i soldi da dare al produttore. In ognuna di queste fasi è auspicabile la partecipazione di altri aderenti al gruppo per sgravare i referenti da parte delle attività citate.
Il gruppo nomina un cassiere a cui ogni aderente al GAS versa una somma stabilita in 50 € con lo scopo di creare un fondo per l’eventuale pagamento anticipato di produttori, in modo che questo non gravi sui referenti.
E’ prevista una rotazione di responsabili e referenti su base biennale (e sfasati tra loro) in modo da garantire la partecipazione attiva di una fascia del gruppo più ampia possibile.